このサービスが届けること
文書整理の「最初の一歩」を、
一緒に踏み出す。
何かを変えるには、まず現状を知ることが必要です。文書ランドスケープ調査は、社内の文書がどこにどう存在しているかを丁寧に確認し、整理した所見としてお届けする短期間の取り組みです。
「うちの文書はどんな状態なんだろう」という漠然とした問いに、具体的な輪郭を与えることから始めます。
文書の現状が見えるようになる
どこに何があり、何が整理されていて、何が迷子になっているか。地図のような所見をお渡しします。
次にすべきことが明確になる
二〜三つの具体的な次のステップを、優先度とともにお伝えします。
大きなコミットメントなしに始められる
短期間の調査なので、まず試してみるという軽い入口として使っていただけます。
こんな状況に心当たりがありますか
「あの資料、どこだっけ」が
積み重なっている。
フォルダが深くなりすぎて、どこに何があるかわからなくなっている
ファイル名のつけ方がバラバラで、検索してもノイズが多い
担当者しか場所を知らない文書が多く、引き継ぎが大変
古いバージョンと最新版が混在し、どちらを使えばいいか迷う
文書整理の課題感はあるが、どこから手をつければいいかわからない
整理に着手したいが、時間も人手も十分でない
こうした状況は、規模の大小を問わず多くの組織で起きています。悪意があるわけでも、怠慢があるわけでもなく、組織が動く中で自然と起きることです。ただ、放置すると業務の速度と質に静かに影響し続けます。
私たちのアプローチ
地図を描くように、
文書の全体像を確認する。
文書ランドスケープ調査では、整理や改善の前に「現状を正確に把握する」ことを最初の目的にしています。何が、どこに、どういう状態で存在しているか。その全体像がわかれば、次のステップも自然と見えてきます。
文書の所在確認
どのシステム・フォルダ・共有ドライブに何が保存されているか、ヒアリングと確認を通じて整理します。
タグ・命名の状況確認
ファイル名や分類タグが一貫しているか、検索に引っかかりやすい形になっているかを確認します。
所見の作成
確認した内容をもとに、文書の地図と二〜三つの具体的な次のステップを書面でお届けします。
進め方のご案内
圧迫感のない、
穏やかな確認の時間。
調査はヒアリングと画面共有を中心に進めます。複雑な準備は必要ありません。「今こういう状況で」という話から始められます。
担当者のみなさんが普段どう文書を探しているかを聞かせていただくことが、一番の情報源になります。
初回ヒアリング
現状の課題感や、文書管理の状況についてお話しいただきます。オンラインでの実施が可能です。
文書の現状確認
実際の保存場所やフォルダ構造を一緒に確認します。機密情報の取り扱いは事前に合意します。
所見の作成
確認内容を整理し、文書の地図と次のステップを書面にまとめます。
報告・説明
所見を説明し、内容についてご質問にお答えします。次の選択肢もご提案できます。
ご投資について
現状を知るための、
最初の一歩。
文書ランドスケープ調査は、文書整理の入口として設計された短期間のサービスです。大きなコミットメントなしに、現状の把握から始められます。
所見のレポートは、その後の判断材料としても、社内説明のベースとしても活用していただけます。
含まれるもの
- 初回ヒアリングセッション（オンライン可）
- 文書所在・構造の確認と整理
- タグ・命名規則の状況評価
- 文書ランドスケープの所見レポート
- 二〜三つの具体的な次のステップ提案
- 報告・質疑応答セッション
なぜ「現状把握」から始めるのか
整理の前に、
地図を持つことが大切です。
方向を間違えない
現状を把握せずに整理を始めると、本当に必要な改善とずれた方向に進みやすくなります。調査はその軌道修正の機会でもあります。
関係者を巻き込みやすくなる
「文書が整理されていない」という感覚を、具体的な所見として示すことで、社内での理解や協力を得やすくなります。
次のステップを選びやすくなる
現状がわかれば、AI検索の導入が有効か、まず手動整理が必要かなど、次の選択が見えやすくなります。
安心してご利用いただくために
納得できなければ、
進める必要はありません。
文書ランドスケープ調査は、その後の取り組みへの義務を一切伴いません。所見を受け取ったうえで、社内で検討し、必要と感じたときに次のステップを選んでいただければ十分です。
追加サービスへの申し込み義務なし
所見レポートはそのままお手元に残ります
確認前にご質問があれば、無料でお答えします
情報の取り扱いは事前に書面で合意します
はじめ方
簡単な問い合わせから
始められます。
お問い合わせ
フォームから現状の概要をお送りください。「まだうまく説明できない」という状態でも大丈夫です。
初回のご連絡
数日以内に担当者からご連絡し、状況の確認と調査の進め方についてお話しします。
調査の開始
合意のうえで調査を開始します。進捗は随時共有しながら進めます。
まずは、話してみる
「文書の状況を
一度整理したい」そこから。
問い合わせの段階では、何も決める必要はありません。現状についてお話しいただくだけでも、次の見通しが立ちやすくなります。
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状況によっては、別のサービスが合っている場合もあります。